Panduan Pelaksanaan Program Piloting Pemberdayaan Komunitas

 Latar Belakang Program

Standar Operasional Prosedur ini dipersiapkan untuk pelaksanaan program piloting pemberdayaan komunitas BTPN di dua wilayah yaitu di Jawa Barat dan Jawa Timur. Pelaksana program ini adalah Bina Swadaya konsultan bekerjasama dengan PT. BTPN.

Bina Swadaya Konsultan (BSK) adalah bagian dari Yayasan Bina Swadaya (Bina Swadaya) yang dibentuk dari semangat dan komitmen untuk menyebarluaskan pengalaman Bina Swadaya kepada pihak-pihak lain yang mempunyai perhatian terhadap kegiatan peningkatan keberdayaan masyarakat, khususnya masyarakat miskin dan terpinggirkan (marjinal).

PT. Bank Tabungan Pensiunan Nasional, Tbk. (BTPN) adalah bank publik non-devisa terbesar di Indonesia, yang memiliki visi “menjadi bank mass market terbaik, mengubah hidup berjuta rakyat Indonesia”. Sejalan dengan visinya, fokus usaha BTPN adalah di pangsa pasar mass market, dan salah satunya adalah melayani segmen bawah dari piramida pasar, yaitu : komunitas pra-sejahtera produktif (disebut juga Tunas Usaha Rakyat (TUR). Program ini bertujuan untuk meningkatnya kesejahteraan anggota DTK yang menjadi layanan Mobile Marketing Syariah (MMS)

Pelaksanaan Program

Prosedur pelaksanaan program terdiri dari:

1.    Manajemen Program

a.    Rencana Kerja Bulanan Pendamping

Agar program berjalan sesuai dengan rencana dan target yang akan dicapai, maka pendamping harus melakukan beberapa hal adalah:

·   Membuat rencana kerja pendamping 2 mingguan dan satu bulanan sesuai anggaran yang telah ditentukan oleh BSK

·   Menyerahkan rencana kerja kepada BSK setiap 2 mingguan dan satu bulanan bersamaan dengan laporan 2 mingguan dan laporan naratif satu bulanan. Adapun formatnya sebagai berikut:

Rencana Kerja

Nama gugus:

Wilayah         :

Bulan             :

Periode         :

No	Kegiatan	Nama Bulan
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

b.    Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

·   Organisasi pelaksana dalam program ini terdiri dari Satu orang penanggung jawab program, satu orang Koordinator, satu orang staff keuangan, satu orang monitoring evaluasi dan dua orang pendamping lapangan.

·   Kontrak kerja masing-masing personel setidaknya harus memuat: nama, alamat, jabatan, hak dan kewajiban, serta jangka waktu kontrak.

·   Seluruh organisasi manajemen program harus mengisi absen/kehadiran setiap bulan dan diserahkan setiap tanggal 1 (satu) setiap bulannya. Adapun format time sheets adalah sebagai berikut:

Format Time Sheets

Nama :

Posisi            :

Bulan :

REMARKS	TIMESHEET
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	…	…	…	30	31
Activities*
Location**

Keterangan:

*Aktifitas	a.  Pelatihan b.  Kunjungan c.  Lapangan d.  Pembuatan Laporan	e. Pemasaran f.   Pendampingan g. Pameran h. Dan lain-lain (sesuai kegiatan
*Lokasi	1.  Kantor 2.  Jakarta 3.  Desa 4.  Kecamatan 5.  Kabupaten	6.    Pabrik 7.    Toko 8.    Rumah Warga 9.    Dan lain-lain (sesuai tempat)

c.  Manajemen Kerja Pendamping

Ujung tombak kegiatan ini, tercapai atau tidaknya program ada pada peran pendamping. Untuk memastikan kerja pendamping sesuai dengan rencana kerja dan laporan capaian yang telah tersusun, maka diperlukan catatan untuk memudahkan melihat proses pendampingan yang dilakukan. Pendamping harus membuat proses pendampingan seperti pada format dibawah dan dilaporkan setiap tanggal 1 bulan berjalan. Adapun formatnya adalah sebagi berikut: 

Form Harian Kerja Pendamping

Nama Pendamping:

Wilayah/Area kerja :

Bulan                         :

Tanggal Pelaporan            :

Tanggal	Waktu/Tempat	Kegiatan	Sasaran	Hasil Yang Dicapai	Permasalahan	Rencana Selanjutnya	Tim yang hadir

d.  Training/Pertemuan

Beberapa kegiatan yang akan dilakukan dalam program ini adalah dengan melakukan training/pelatihan bagi para pemanfaat di wilayah yang bersangkutan. Untuk mematangkan rencana program sesuai dengan target dan tujuannya, maka diperlukan Kerangka acuan program sesuai dengan capaian yang akan dilaksanakan. Adapun susunan KAK/TOR  untuk semua pelatihan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:  (1) Judul kegiatan (2) Latar Belakang (3) Tujuan (4) Proses Kegiatan (5) Peserta (6) Waktu dan Tempat (7) Narasumber (8) Jadwal/Agenda (9) Alat dan Bahan (10) Budget dan (11) penutup.

2.  Manajemen Keuangan

Untuk memastikan kegiatan sesuai dengan budget yang dianggarkan maka tim manajemen harus memperhatikan beberapa hal yaitu:

·      Staff keuangan mengecek dan memastikan penggunaan anggaran secara keseluruhan sebelum program dilaksanakan

·      Staf yang menggunakan anggaran harus menyiapkan catatan dan dokumen pendukung yang lengkap dalam melaporkan keuangan

·      Penanggungjawab dan Staff keuangan harus memiliki kendali atas penggunaan anggaran yang dipergunakan dalam setiap detail program

·      Seluruh pengeluaran harus didokumentasikan secara sistematis sesuai dengan dokumen pelaporan yang dipergunakan di BSK.

·      Staff keuangan harus memeriksa domumen laporan keuangan berdasarkan laporan dari kegiatan yang dilakukan

·      Tim lapangan yang akan melakukan pengajuan budget, harus menyertakan surat pengajuan budget yang memuat, nama yang mengusulkan, posisi/jabatan, jumlah dana yang diusulkan serta rincian peruntukan penggunaan budget yang diusulkan. Ditujukan kepada Manager keuangan BSK

3.  Manajemen Pelaporan

Pelaporan merupakan proses pertanggungjawaban atas semua kegiatan program yang dilakukan  baik oleh perseorangan maupun oleh lembaga penyelenggara program terhadap pemberi kerja. Prosedur pelaporan program dalam proyek ini terdiri dari:

a.  Laporan minggunan

Merupakan laporan yang dibuat 2 mingguan berdasarkan kinerja lapangan. Adapun templet laporannya adalah sebagai berikut:

Laporan Kegiatan dan Capaian Hasil 2 Mingguan

Nama Pelapor          :

Wilayah                     :

Tanggal                     :

No	Kegiatan	Output yang diharapkan	Output yang tercapai	Progres (Masih berjalan/sudah selesai/tidak terlaksana)	Keterangan

b.    Laporan Bulanan

Laporan bulanan dilakukan untuk melihat capaian kegiatan dalam jangka waktu satu bulan. Adapun format yang digunakan adalah sebagai berikut:

           Laporan Bulanan Program ….

Nama Pelapor              :

Wilayah Dampingan     :

Bulan                           :

Tanggal Pelaporan       :

No	Nama Kegiatan	Lokasi (Desa, Kecamatan, Kabupaten)	Waktu	Jumlah Peserta		Langkah-Langkah Kegiatan/Proses Implementasi Kegiatan	Hasil	Kendala	Ket
				L	P

Kemudian setiap personel yang melakukan kegiatan di lapangan harus mendeskripsikan summarry laporan bulanan ke dalam bentuk laporan narasi dengan sistematika sebagai berikut:

(1)  Pendahuluan

ü  Latar belakang

ü  Tujuan

(2)  Gambaran umum lokasi dan pemanfaat program

(3)  Deskripsi Hasil Capaian/Kegiatan

ü  Analisis hasil capaian

ü  Kendala

(4)  Evaluasi kegiatan

ü  Evaluasi

ü  Rencana kegiatan selanjutnya

(5)  Penutup/kesimpulan umum

(6)  Lesson learn

(7)  Dokumentasi

Untuk memudahkan pendamping/tim pendamping lapangan dalam melakukan dokumentasi lesson learn, maka templet yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:

Format Lesson learn

Nama Pelapor                     :

Wilayah dampingan           :

Judul Lesson learn            :

No	Nama Pelaku	Cerita Sukses (Deskripsikan Cerita Suksesnya)	Catatan (Bisa memuat, waktu, tempat, tanggal kejadian)

c.    Laporan Training/Pelatihan

Program yyang akan dilakukan tidak terlepas dari kegiatan training yang diikuti oleh seluruh pemanfaat dalam program ini. Kegiatan ini untuk memberikan dampak bagi para pemanfaat sehingga dapat meggunakan format sebagi berikut:

Format Laporan Pelatihan/pertemuan

Nama Pelapor                     :

Wilayah Dampingan          :

Bulan                                     :

Nama Kegiatan                   :

No	Tanggal pertemuan/pelatihan	Nama Pelatihan	Lokasi		Jumlah Peserta Hadir		Catatan Capaian kegiatan Training
			Desa/Kecamatan	Kabupaten	L	P

d.    Laporan keuangan

Laporan keuangan adalah laporan yang terkait dengan penerimaan dan pengeluaran dan program dan dibuktikan dengan bukti-bukti transaksi keuangan yang sah dan valid selama kegiatan berlangsung. Laporan keuangan dapat memuat beberapa hal terkait dokumentasi keuangan yang sesuai dengan standar yang berlaku di BSK. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melaporkan keuangan adalah sebagai berikut:

1.    Bukti-Bukti Laporan Keuangan

a)  Bukti asli pembelian barang atau jasa dari pihak ketiga berupa invoice atau kwitansi atau nota atau kontrak harus mencantumkan data tanggal, bulan, tahun serta nama jelas, tandatangan dan dibubuhkan stempel

b)  Penggunaan materai dalam poin a) dilakukan apabila:

-     Untuk setiap pengeluaran diatas Rp 1.000.000,- menggunakan materai 6000

-     Untuk setiap pengeluaran diatas Rp.500.000 sampai dengan Rp. 1.000.000 dengan menggunakan materai 3000

c)  Pengeluaran diatas Rp. 1.000.000,- harus menggunakan 3 penawaran dari supplier/vendor yang berbeda dengan spesifikasi yang sama

d)  Pengeluaran untuk narasumber pelatihan harus menyertakan CV narasumber serta materi yang disampaikan.

2.  Bukti Pertemuan atau Pelatihan

a)    Bukti pemberian konsumsi harus melampirkan tandatangan daftar peserta hadir

b)    Pemberian paket/Kits untuk peserta harus melampirkan daftar penerima paket

c)    Laporan Penyelenggaraan kegiatan training harus melampirkan TOR, materi training, notulensi, daftar hadir

3.  Bukti Transportasi Pendamping

a)    Bukti pemakaian transportasi harus melampirkan bukti tertulis dalam format berikut:

No	Tanggal	Tujuan (dari /ke)	Nominal	KeT

b)    Biaya transportasi dengan menggunakan sewa kendaraan (mobil/motor) harus melampirkan STNK dan BPKB pemilik kendaraan

4.  Bukti Pertemuan

e.    Teknis pemeriksaan

BSK akan melakukan pengecekan terhadap dokumen yang dilaporkan baik laporan 2 mingguan, laporan bulanan, laporan pendampingan, laporan training serta laporan keuangan yang disesuaikan dengan kegiatan dan perencanaan program yang dibuat sebelumnya.

Monitoring dan Evaluasi Program

Monitoring dan evaluasi adalah proses pendampingan dan pemantauan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh BSK terhadap program yang dilakukan di wilayah dampingan program. Adapun  prosedur yang dilakukan adalah:

1.    Monitoring program

o   Selama program berlangsung akan dilakukan kegiatan monitoring sebanyak 3 kali dengan melakukan kunjungan.ke wilayah dampingan program.

o   Pemonitor berhak melakukan investigasi kepada pihak-pihak terkait untuk membuktikan kebenaran yang dilaporkan kepada BSK

o   Pemonitor akan membuat catatan hasil monitoring untuk kemudian dilakukan klarifikasi

o   BSK akan memberitahukan kegiatan monitoring kepada pendamping wilayah sekurang-kurangnya 1 minggu sebelum keberangkatan

2.    Evaluasi Program

o   Evaluasi program akan dilakukan pada selama 3 tahap yaitu, tahap pertama, pertengahan dan tahap akhir program

o   Evaluasi akan dilakukan oleh BSK bersamaan dengan kegiatan monitoring program

Penutup

Demikian Standar Operasional Prosedur program BTPN yang akan dilakukan selama kurun waktu 7 bulan terhitung bulan April sampai dengan Oktober 2013 untuk dilaksanakan oleh tim yang terlibat dalam program ini. Beberapa hal yang belum tercantum dalam SOP ini akan dilampirkan kemudian